Gerek bireysel yaşantımızda gerekse iş yaşamımızda herkesin eşit derece sahip olduğu bir kaynak vardır ki o da “zaman”dır. Eğer zamanımızı doğru kullanamazsak ne iş yaparsak yapalım iç motivasyonumuz bir türlü randımanlı çalışmaz. Yaptığımız işlerde nitelik sıkıntısı olur.
Zaman herkes için sabittir. Herkesin bir günde 24 saati vardır ve bütünü parçalara bölmek kişinin kendi elindedir. Zaman, yenilenemez ve depolanamaz. Zaman maliyetlidir ve pahalıdır. Çünkü ne iş yapıyor olursanız olun, her iş için gerekli olan ilk şey kısa ya da uzun bir “zaman” dilimidir. Özellikle iş hayatında bir yönetici için en değerli kıymet onun zamanıdır. Eğer bir yönetici plansızsa, önceliklerini sıralamamışsa, işleri erteliyorsa, gerekli işe gerekli zamanı ayırmıyorsa, kırtasiyeciliği bolsa, gündemsiz ve verimsiz toplantılar organize ediyorsa, kararsızsa ve yetki vermek konusunda çekinceliyse bu her anlamda yönetilen kurumun geneline yansır ve motivasyonu düşük bir ekip, ruhu kaybolmaya yüz tutan bir aidiyet ve sonun başlangıcı olarak da nitelenebilecek bir sürecin içine girilmiştir demektir.
Bireysel zaman yönetiminin yanında bir de kurumsal zaman yönetimi vardır ki bu da bir kurum için önceden planlanması ve vakti geldiğinde uygulamaya geçilmesi gereken bir durumdur.
Örneğin satış ekibi ile düzenli bir araya gelmek doğru bir şeydir ancak bu bir araya gelişler yukarıda belirttiğimiz gibi gündemsiz ve verimsiz toplantılara dönüşüyorsa, bu zamanın maliyeti satış anlamında size kazandırmasını beklediğimizden çok daha fazlasını kaybettirir.
Ya da bir kurumun önceden belirlenen bir iletişim stratejisi yoksa, ki çoğu kurumda bu stratejiler belirlenir ama uygulanmaz, pazarlama iletişimi anlamında verimsiz bir zaman yönetimi yapılmış olur.
Aynı süreç insan kaynakları için de geçerlidir. Bir personel, becerileri doğrultusunda çalıştığı kurumda kendine bir kariyer planı çizebiliyorsa, bu, kurum için bir artıdır, ancak; ortalama biri ise kurumun personel sirkülâsyonuna katkı sağlamaktan başka bir faydası olmaz! Çünkü her personel, kendini, çalıştığı kuruma bir “şey” katmakla yükümlü hissederse o kurum gelişir. Zamanını verimli kullanan bir personel de çalıştığı kuruma değer katar.
Yönetimsel açıdan bir fizik kuralı
Aşağıda basit bir illüstrasyonla anlattığım; bir fizik kuralıdır. Birinci şekil bize “yoldan kazanç güçten kayıp” ikinci şekil ise “yoldan kayıp güçten kazanç” kuralını hatırlatır.
Birinci şekilde dik bir yamacı çıkmak için kısa bir yolu tercih edersek gücümüzden feragat etmek zorunda kalırız. İkinci şekilde de daha az güç harcayarak ama mesafeyi uzatarak hedefimize ulaşırız. Şimdi bu kuramı “zaman” üzerine yönetimsel açıdan şu şekilde okuyup soralım:
Bazı işleri daha fazla bedel ödeyerek daha çabuk yapmak mı?
Yoksa daha az bedel ödeyerek uzun sürede yapmak mı?
Bugün Yapay Zeka (YZ) hepimizin süreçlerine dahil oldu. Çoğu birimin yaptığı işlerde, onlara kocaman zamanlar kazandıracağından kimsenin şüphesi yok. Dolayısıyla “YZ işimizi elimizden alacak mı?” sorusunu sormadan önce kendimize başka sorular sormamız yerinde olur. Bu yazının konusu olmadığı için detaya girmeyelim. Markalar için de “zaman” kavramına da kısaca göz atıp toparlayalım.
Yeni bir ürün çıkarmak için organize olan bir ekip en mükemmelini yapmak için süre harcar, ya da herhangi bir ürünü için çok güzel bir reklam kampanyası planlar. Lakin rakip bir marka benzer özellikli bir ürünü sizden daha önce çıkarır ya da planlanan kampanyadaki mesajı kendi diliyle sizden önce yayına sürerse siz istediğiniz kadar “bu benim fikrimdi, bu ürünü ben onlardan daha önce düşünmüştüm” diyebilirsiniz. Atı alan Üsküdar’ı geçmiştir. Bundan sonra söylenecek hiçbir söz tüketici nezdinde fayda etmez. Siz istediğiniz kadar para harcayıp yatırım ya da kampanyalar yapın, fayda vermez. Ya da beklediğinizin çok daha altını alırsınız. Bu nedenle geri gelmeyecek olan zamanınızı iyi yönetin.
Bu örnek sadece ürün ve üretim ile ilgili değildir. Kişisel kalitenizi ortaya koymak için de bir fırsattır. Gerek bireysel gerekse kurumsal zaman yönetimi için şu 6 küçük tavsiyeye kulak verin:
1. İşlerinize bir bitirme tarihi belirleyin.
2. İşlerinizi sıraya koyun ve ilk önce en çok sıkılacağınızı düşündüğünüz işi yapın.
3. Geciktirmeyin ve hatta şimdi yapın.
4. Gerek kendinize gerekse çalışanlarınıza küçük ödüllendirmelerde bulunun.
5. İşleri de kendi içlerinde bölümlere ayırın.
6. Sizleri dürtecek kişiler ya da danışmanlar ile çalışın.
Yönetimsel açıdan bir ekonomi kuralı
Ekonomide Alternatif Maliyet ya da Fırsat Maliyeti olarak adlandırılan bir kavram vardır. Sözlük anlamı olarak Fırsat Maliyeti; herhangi bir malın üretimini bir birim artırmak için feragatta bulunulması gereken mal ve/veya kazanç miktarıdır. Başka bir deyişle, bir seçim yapılırken vazgeçilmek zorunda kalınan ikinci en iyi alternatiftir. 2000’li yılların başında İstanbul Bilgi Üniversitesi'ndeyken hocamız olan Prof. Dr. Taner Berksoy’un deyişiyle; “sabahın dokuzunda derse gelmenin alternatif maliyeti uyumaktır.”
Her fırsat maliyetinde tercih yaparken bağlayıcı olan şey; hedefinizin ne olduğudur. Eğer üniversiteyi zamanında bitirmek istiyorsanız uyumanın maliyeti haliyle derse girmekten daha fazladır. Kurumlar için de bu kural esasen farklı değildir. Eğer sektörünüzde rakiplerinizden ayrışmak istiyorsanız bazı şeyleri zaman kaybetmeden yapmalısınız ki; pazarın kaymağını alabilin, takipçi değil öncü olun, yetiştirdiğiniz personeli rakipler kapmasın, arzuladığınız hedeflere de vaktinde ulaşılsın.
Eğer başarıyı istiyorsanız ve bu yönetimsel süreçlerde dönüşüm gerektiriyorsa da beklemeyin, başlayın. Zaten bir günde dönüşemeyeceksiniz. Size “zaman” gerekecek. Unutmayın ki; yeni bir sistem oluşturmak eskiyle yarışa girmek değil, eskiyi geçersiz kılmaktır...
Comments